с 1 января 2011 года вступили в действия Правила нотариального делопроизводства (утверждены приказом Министерства юстиции РФ от 19.11.2009 г. №403, в редакции приказа Министерства юстиции РФ от 23.11.2010 г. №360; решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 18 ноября 2009 г. №11/09).

Федеральная нотариальная палата в письме дала разъяснения о применениии отдельных положений правил в целях выработки нотариальными палатами субъектов РФ единой практики. В частности, по вопросам:

О номенклатуре дел нотариуса

О ведении реестров для регистрации нотариальных действий

О проведении проверок за исполнением нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил нотариального делопроизводства

О регистрации организационно-распорядительных документов

О документах, заверяемых оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Так, В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства проверка исполнения нотариусами Правил проводится один раз в четыре года.

При этом необходимо учитывать, что ведение делопроизводства является частью профессиональных обязанностей нотариуса, в связи с чем, по мнению Федеральной нотариальной палаты:

- проверка исполнения Правил может проводиться в рамках осуществляемой в соответствии со статьей 34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате проверки организации работы нотариуса;

- первая проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса (часть вторая статьи 34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате);

- проверка исполнения нотариусами Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации специальные сроки установлены для проведения проверок организации работы нотариуса (часть четвертая статьи 34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Допускается одновременное ведение нотариусом одного общего реестра – для регистрации любых предусмотренных законодательством Российской Федерации нотариальных действий, по одному специальному реестру – для записей определенных видов нотариальных действий (например, для регистрации удостоверения доверенностей), и нескольких реестров для регистрации копий документов.

Нотариальное действие может быть зарегистрировано или в общем, или в специальном реестре (в случае его заведения нотариусом).

Если для регистрации определенного вида нотариальных действий введен специальный реестр, регистрация в нем нотариального действия другого вида возможна лишь в порядке исключения. Так, в реестре, предназначенном для регистрации удостоверения доверенностей, в порядке исключения может быть зарегистрирована копия доверенности.